Join the team We're a small team of people with big ambitions to create a better world together. We are looking for passionate and ambitious individuals who are keen to join a team committed to making a difference. If you thrive while doing work that changes lives and creating a positive impact on our planet, we want to hear from you Application Deadline: Sunday 23 March 2025 First Round Interviews: Thursday 3 April 2025 Planned Start date: Week commencing 5 May 2025 Ymunwch â'r tîm Rydym ni’n dîm bach o bobl sydd ag uchelgeisiau mawr i greu byd gwell gyda'n gilydd. Rydym ni’n chwilio am unigolion brwdfrydig ac uchelgeisiol sy'n awyddus i ymuno â thîm sydd wedi ymrwymo i wneud gwahaniaeth. Os ydych chi'n ffynnu wrth wneud gwaith sy'n newid bywydau ac yn cael effaith gadarnhaol ar ein planed, rydym ni eisiau clywed gennych chi Dyddiad Cau ar gyfer Ceisiadau: Dydd Sul 23 Mawrth 2025 Cyfweliadau Rownd Gyntaf: Wythnos yn dechrau 31 Mawrth 2025 Dyddiad Cychwyn Arfaethedig: Wythnos yn dechrau 5 Mai 2025 What are we looking for? We are seeking an Administrative Assistant to join our office based team. We are looking for an individual with excellent organisation, communication and time management skills to ensure the smooth running of our administrative processes. You will need to have good attention to detail, as well having a problem solving mindset and be able to work using your own initiative. You will be a proficient user of IT software such as Microsoft applications, and also have the ability to learn new software and systems as required. You will also have a good customer service mindset, both in person and via phone or email, maintaining a professional and helpful attitude to create a positive experience for both internal and external stakeholders. Am beth rydym ni’n chwilio? Rydym ni’n chwilio am Gynorthwyydd Gweinyddol i ymuno â'n tîm swyddfa. Rydym ni’n chwilio am unigolyn sydd â sgiliau trefnu, cyfathrebu a rheoli amser rhagorol i sicrhau bod ein prosesau gweinyddol yn cael eu rhedeg yn esmwyth. Bydd angen i chi gael sylw da i fanylion, yn ogystal â chael meddylfryd datrys problemau a gallu gweithio gan ddefnyddio eich menter eich hun. Byddwch yn ddefnyddiwr hyfedr o feddalwedd TG megis rhaglenni Microsoft, a hefyd yn gallu dysgu meddalwedd a systemau newydd yn ôl yr angen. Bydd gennych chi hefyd feddylfryd gwasanaeth cwsmeriaid da, wyneb yn wyneb a thros y ffôn neu e-bost, gan gynnal agwedd broffesiynol a chymwynasgar i greu profiad cadarnhaol i randdeiliaid mewnol ac allanol. Responsibilities Office Administration Support the efficiency of Down to Earth’s work place by completing administrative duties that contribute to a well-organised, responsive, and positive office environment. General Office Support: Assist with the day-to-day administrative tasks that help keep the office running smoothly, such as answering phones, greeting visitors, and managing the office environment. Document Management and Filing: Organise and maintain physical and digital records, ensuring that documents are easily accessible and properly filed. This can include everything from correspondence to contracts and internal reports, helping with quick retrieval when needed. Office Supplies and Inventory Management: Keep track of office supplies and ensuring that there is always an adequate stock. Call and email Routing and Distribution: Ensuring that incoming emails and calls are promptly forwarded to the relevant team members or departments, facilitating smooth communication and timely responses. Support Events and Meetings: Assist with the logistics of events or meetings, including setting up rooms, preparing materials, and handling any administrative details to ensure the event runs smoothly. Visitor and Guest Management: Welcome visitors, handling guest sign-ins, and making sure they are properly directed within the office, ensuring a positive experience for clients or guests. Maintaining Facilities Management Systems Assist in the administration of the facilities management system, ensuring that all facilities-related tasks are tracked, documented, and scheduled appropriately. Coordinate Maintenance and Repairs: Log maintenance requests, track the progress of repairs, and ensure that the team is aware of any outstanding issues, helping to keep things running smoothly. Record Keeping and Documentation: Maintain accurate records of facility maintenance, repairs, inspections, and any associated costs. This ensures that the information is readily available for future reference and helps with budgeting and compliance. Scheduling and Communication: Assist with scheduling routine inspections, maintenance, and repairs, as well as communicating with contractors, and internal teams to coordinate tasks and ensure timely completion. Support Compliance and Safety Tracking: Monitor and track compliance with safety regulations, and ensuring that the necessary documentation is kept up to date and readily available for inspections or audits. Project Manager administration support Provide project specific administration support so that project teams and project managers can effectively carry out their core responsibilities. Project-Specific Administrative Support: Assist project managers with various administrative tasks, such as organising project documentation, data entry, and preparing reports. Assist with Project Coordination: Provide day-to-day administrative assistance by handling tasks like updating project schedules, managing communication, and ensuring that project files are kept organised and accessible for the project managers. Cyfrifoldebau Gweinyddiaeth Swyddfa Cefnogi effeithlonrwydd gwaith Down to Earth drwy gwblhau dyletswyddau gweinyddol sy'n cyfrannu at amgylchedd swyddfa trefnus, ymatebol a chadarnhaol. Cefnogaeth Swyddfa Gyffredinol: Cynorthwyo gyda'r tasgau gweinyddol o ddydd i ddydd sy'n helpu i gadw'r swyddfa’n rhedeg yn esmwyth, megis ateb ffonau, cyfarch ymwelwyr, a rheoli amgylchedd y swyddfa. Rheoli a Ffeilio Dogfennau: Trefnu a chynnal cofnodion ffisegol a digidol, gan sicrhau bod dogfennau'n hawdd eu cyrraedd ac wedi cael eu ffeilio'n iawn. Gall hyn gynnwys popeth o ohebiaeth i gontractau ac adroddiadau mewnol, gan helpu i adfer yn gyflym pan fo angen. Cyflenwadau Swyddfa a Rheoli Stocrestrau: Cadw llygad ar gyflenwadau swyddfa a sicrhau bod stoc ddigonol bob amser. Llwybro a Dosbarthu Galwadau ac E-byst: Sicrhau bod negeseuon e-bost a galwadau sy'n dod i mewn yn cael eu trosglwyddo’n brydlon i aelodau neu adrannau perthnasol y tîm, gan hwyluso cyfathrebu llyfn ac ymatebion amserol. Trefnu Digwyddiadau a Chyfarfodydd: Cynorthwyo gyda logisteg digwyddiadau neu gyfarfodydd, gan gynnwys sefydlu ystafelloedd, paratoi deunyddiau, a thrin unrhyw fanylion gweinyddol i sicrhau bod y digwyddiad yn rhedeg yn esmwyth. Rheoli Ymwelwyr a Gwesteion: Croesawu ymwelwyr, ymdrin â mewngofnodi gwesteion, a sicrhau eu bod nhw’n cael eu cyfeirio'n briodol yn y swyddfa, gan sicrhau profiad cadarnhaol i gleientiaid neu westeion. Cynnal Systemau Rheoli Cyfleusterau Helpu i weinyddu'r system rheoli cyfleusterau, gan sicrhau bod yr holl dasgau cysylltiedig â chyfleusterau yn cael eu holrhain, eu dogfennu a'u trefnu'n briodol. Cydlynu Cynnal a Chadw ac Atgyweirio: Cofnodi ceisiadau cynnal a chadw, olrhain cynnydd atgyweiriadau, a sicrhau bod y tîm yn ymwybodol o unrhyw faterion sy'n weddill, gan helpu i gadw pethau'n rhedeg yn esmwyth. Cadw a Dogfennu Cofnodion: Cadw cofnodion cywir o gynnal a chadw cyfleusterau, atgyweiriadau, arolygiadau, ac unrhyw gostau cysylltiedig. Mae hyn yn sicrhau bod y wybodaeth ar gael yn rhwydd er mwyn cyfeirio ati yn y dyfodol ac yn helpu gyda chyllidebu a chydymffurfiaeth. Amserlennu a Chyfathrebu: Cynorthwyo gydag amserlennu arolygiadau, cynnal a chadw ac atgyweirio, yn ogystal â chyfathrebu â chontractwyr, a thimau mewnol i gydlynu tasgau a sicrhau cwblhau amserol. Cefnogi Cydymffurfiaeth ac Olrhain Diogelwch: Monitro a thracio cydymffurfiaeth â rheoliadau diogelwch, a sicrhau bod y ddogfennaeth angenrheidiol yn cael ei diweddaru ac ar gael yn rhwydd ar gyfer arolygiadau neu archwiliadau. Cymorth gweinyddol PM Darparu cymorth gweinyddol penodol i brosiectau fel y gall timau prosiect a rheolwyr prosiect gyflawni eu cyfrifoldebau craidd yn effeithiol. Cymorth Gweinyddol Penodol i Brosiect: Cynorthwyo rheolwyr prosiect gyda gwahanol dasgau gweinyddol, megis trefnu dogfennaeth prosiect, cofnodi data, a pharatoi adroddiadau. Cynorthwyo gyda Chydlynu Prosiect: Darparu cymorth gweinyddol o ddydd i ddydd drwy ymdrin â thasgau fel diweddaru amserlenni prosiectau, rheoli cyfathrebu, a sicrhau bod ffeiliau'r prosiect yn cael eu cadw yn drefnus ac yn hygyrch i reolwyr y prosiect. Working hours and location Hours We have an opening for a part-time position of 15-22.5 hours per week, with the option to spread hours over 5 days per week. We mainly work Monday to Friday, however, occasionally we may require weekend work. Our normal working hours are 8:30am - 4:30pm. Location This role will mostly be based at our Murton and Little Bryn Gwyn sites on Gower, with travel required across South Wales as needed. Travel outside of normal working hours for commuting purposes may be required for up to 75 minutes from your home location. Due to the locations of our work, the role requires access to a personal vehicle. Oriau gwaith a lleoliad Oriau Mae gennym ni swydd ran-amser o 15-22.5 awr yr wythnos, gyda'r opsiwn i weithio’r oriau dros 5 diwrnod yr wythnos. Rydym ni’n gweithio'n bennaf o ddydd Llun i ddydd Gwener, ond weithiau efallai y bydd angen gweithio ar benwythnosau. Ein horiau gwaith arferol yw 8:30am - 4:30pm. Lleoliad Bydd y rôl hon yn bennaf yn cael ei lleoli yn ein safleoedd Murton a Bryn Gwyn Bach ym Mro Gŵyr, ac mae angen teithio ar draws De Cymru yn ôl yr angen. Efallai y bydd angen teithio y tu allan i oriau gwaith arferol at ddibenion cymudo am hyd at 75 munud o'ch cartref. Oherwydd lleoliadau ein gwaith, mae'r rôl yn gofyn am fynediad i gerbyd personol. Salary range We are offering a salary range of £23,800 to £25,500 per year for a full-time equivalent role of 37.5 hours per week. The salary offered is dependent on experience and qualifications. Ystod cyflog Rydym ni’n cynnig ystod cyflog o £23,800 i £25,500 y flwyddyn ar gyfer swydd gyfwerth llawn amser o 37.5 awr yr wythnos. Mae'r cyflog a gynigir yn dibynnu ar brofiad a chymwysterau. Purpose & Scope As our Administrative Assistant, you provide essential administrative support to various functions within the team, assisting with day-to-day tasks and helping the team to work more efficiently. This role focuses on handling routine administrative duties such as organising the post, answering phone calls, monitoring shared inboxes, document management and data entry, and keeping our spaces tidy and organised, all while supporting Project Managers with general administrative tasks. This position plays a key role in providing vital support and maintaining smooth operations of the business. Pwrpas a Chwmpas Fel ein Cynorthwyydd Gweinyddol, rydych chi’n darparu cymorth gweinyddol hanfodol i wahanol swyddogaethau o fewn y tîm, gan gynorthwyo gyda thasgau o ddydd i ddydd a helpu'r tîm i weithio'n fwy effeithlon. Mae'r rôl hon yn canolbwyntio ar ymdrin â dyletswyddau gweinyddol arferol fel trefnu'r post, ateb galwadau ffôn, monitro mewnflychau a rennir, rheoli dogfennau a chofnodi data, a chadw ein gofod yn daclus ac yn drefnus, i gyd wrth gefnogi Rheolwyr Prosiect gyda thasgau gweinyddol cyffredinol. Mae'r swydd hon yn chwarae rhan allweddol wrth ddarparu cefnogaeth hanfodol a chynnal gweithrediadau esmwyth y busnes. Skills, Knowledge & Experience Essential Basic understanding of office administration and organisational practices. Familiarity with common office software, such as Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Basic understanding of office equipment (printers, phones, etc.) and how to troubleshoot simple issues. Ability to prioritise tasks and manage time effectively. Desirable: Previous experience in an administrative or office support role is a plus, but not required for entry-level positions. Experience handling data entry, scheduling, or customer service can be beneficial. Welsh language skills Sgiliau, Gwybodaeth a Phrofiad Hanfodol Dealltwriaeth sylfaenol o weinyddiaeth swyddfa ac arferion sefydliadol. Yn gyfarwydd â meddalwedd swyddfa gyffredin, megis Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Dealltwriaeth sylfaenol o offer swyddfa (argraffwyr, ffonau, ac ati) a sut i ddatrys problemau syml. Y gallu i flaenoriaethu tasgau a rheoli amser yn effeithiol. Dymunol: Mae profiad blaenorol mewn swydd weinyddol neu gymorth swyddfa yn fantais, ond nid yw'n ofynnol ar gyfer swyddi lefel mynediad. Gall profiad o drin cofnodi data, amserlennu neu wasanaeth cwsmeriaid fod yn fuddiol. Sgiliau iaith Gymraeg Benefits and work environment Having a positive impact on people and the planet 25 days annual leave (excluding Bank Holidays) plus additional annual leave after 5 years' service and other time off options 3% employer pension contributions Extensive training and team development, including annual team away days Free access to our stunning sites for personal events Subsidised EV charging Buddion ac amgylchedd gwaith Cael effaith gadarnhaol ar bobl a'r blaned 25 diwrnod o wyliau blynyddol (ac eithrio Gwyliau Banc) ynghyd â gwyliau blynyddol ychwanegol ar ôl 5 mlynedd o wasanaeth ac opsiynau amser i ffwrdd eraill 3% o gyfraniadau pensiwn cyflogwr Hyfforddiant a datblygu tîm helaeth, gan gynnwys diwrnodau cwrdd i ffwrdd tîm blynyddol Mynediad rhad ac am ddim i'n safleoedd trawiadol ar gyfer digwyddiadau personol Gwefru EV â chymhorthdal About us Who we are We believe we can create a better world - one which is good for people and good for the planet. We believe in tackling inequality and the challenges of sustainability - at the same time - through a new inclusive way of working. We do this through supporting people who are often on the margins of society - believing in people and creating opportunities to build a better world. Not business as usual We are most definitely not “business as usual”. Since 2005 we have been offering life-changing experiences to some of the most disadvantaged communities in Wales by involving them in creating stunning buildings and outdoor spaces with natural materials and renewable technologies. By creating, using, and looking after these landmark facilities with our groups, we deliver health care and education in new and internationally recognised ways, showing how it's possible to create a better world: one that is good for people and good for the planet. Down to Earth is an award-winning group of a social enterprises, we operate on a non-profit distributing model but strive to make a profit to further our impact. We are based on the Gower Peninsula, Swansea and do good work throughout South Wales. Equal Opportunities We are committed to promoting equal opportunities in employment. You and any job applicants will receive equal treatment regardless of age, disability, gender reassignment, marital or civil partner status, pregnancy or maternity, race, colour, nationality, ethnic or national origin, religion or belief, sex or sexual orientation. Amdanom ni Pwy ydym ni Rydym ni’n credu y gallwn ni greu byd gwell - un sy'n dda i bobl ac yn dda i'r blaned. Rydym ni’n credu mewn mynd i'r afael ag anghydraddoldeb a mynd i'r afael â heriau cynaliadwyedd - ar yr un pryd - trwy ffordd gynhwysol newydd o weithio. Rydym ni’n gwneud hyn drwy gefnogi pobl sy'n aml ar ymylon cymdeithas - gan gredu mewn pobl a chreu cyfleoedd i adeiladu byd gwell. Nid busnes fel arfer Yn bendant nid ydym yn “fusnes arferol”. Ers 2005 rydym ni wedi bod yn cynnig profiadau sy'n newid bywydau i rai o'r cymunedau mwyaf difreintiedig yng Nghymru drwy eu cynnwys adeiladau trawiadol a mannau awyr agored gyda deunyddiau naturiol a thechnolegau adnewyddadwy. Trwy greu, defnyddio, a gofalu am y cyfleusterau nodedig hyn gyda'n grwpiau, rydym ni’n darparu gofal iechyd ac addysg mewn ffyrdd newydd sy’n cael eu cydnabod yn rhyngwladol, gan ddangos hefyd sut mae'n bosibl creu byd gwell: un sy'n dda i bobl ac yn dda i'r blaned. Mae Down to Earth yn grŵp arobryn o fentrau cymdeithasol, rydym ni’n gweithredu ar fodel dosbarthu dielw ond yn ymdrechu i wneud elw i hyrwyddo ein heffaith. Rydym ni wedi ein lleoli ym Mhenrhyn Gŵyr, Abertawe ac yn gwneud gwaith da ledled De Cymru. Cyfleoedd Cyfartal Rydym ni wedi ymrwymo i hyrwyddo cyfleoedd cyfartal mewn cyflogaeth. Byddwch chi ac unrhyw ymgeisydd am swydd yn cael triniaeth gyfartal waeth beth fo'ch oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, statws priodasol neu bartner sifil, beichiogrwydd neu fam, hil, lliw, cenedligrwydd, tarddiad ethnig neu genedlaethol, crefydd neu gred, rhyw neu gyfeiriadedd rhywiol.