Proffil Swydd/Job Profile Teitl y Swydd – Partner Busnes (Adnoddau Dynol) Post Title – Business Partner (Human Resources) Adran Y Prif Weithredwr Department Chief Executive’s Is-Adran/Adain Rheoli Pobl Division/Section People Management Gradd/Grade I Rhif y Swydd/Post Number 004737 Paratowyd Gan/Prepared By Ann Clarke/Rob Young Dyddiad/Date Ionawr/January 2024 Prif Ddiben y Swydd Darparu cyngor, arweiniad a chymorth Adnoddau Dynol proffesiynol i Benaethiaid Gwasanaeth, rheolwyr adrannol, Penaethiaid Ysgolion a Llywodraethwyr sy'n ystyried amcanion busnes adrannol, polisïau corfforaethol, a gofynion statudol. Cefnogi amrywiaeth o brosiectau Adnoddau Dynol strategol a gweithredol gan gynnwys datblygu a gweithredu polisïau. Y Prif Ddyletswyddau 1. Rhoi cyngor clir ac amserol ynghylch pob agwedd ar gyflogaeth gan gynnwys cysylltiadau â gweithwyr, rheoli presenoldeb, materion contractiol, newid trefniadaethol ac ymgynghori ynghylch dileu swyddi, gan alluogi rheolwyr a phenaethiaid ysgolion i wneud penderfyniadau gwybodus a sicrhau y cydymffurfir â'r rhwymedigaethau statudol a chyfreithiol, ac y cynhelir safonau proffesiynol. 2. Datblygu dealltwriaeth o wahanol feysydd gwasanaeth i ddarparu atebion o ansawdd uchel, ymarferol ac amserol yn effeithiol. Cefnogi cynllunio'r gweithlu yn y gwasanaethau hyn, gan gynnwys dadansoddi a darparu gwybodaeth rheoli berthnasol/data perthnasol am y gweithlu, ar y cyd â'r tîm a'r Partner Busnes Arweiniol. 3. Cefnogi cyfleoedd gwaith cydweithredol a gweithio'n agos gyda chydweithwyr Rheoli Pobl fel y bo'n briodol i ddarparu gwasanaeth integredig a rennir. 4. Cyfrannu at y rhaglen datblygu polisi gyffredinol, arwain ar feysydd polisi y cytunwyd arnynt, gan ddatblygu strategaethau cyfathrebu i gyd-fynd â'r polisïau y cytunwyd arnynt. 5. Yn gyfrifol am ddatblygu a chynnal prosesau a dogfennaeth berthnasol i sicrhau cysondeb o ran darparu cyngor ac arweiniad i reolwyr, gweithwyr a phenaethiaid. 6. Darparu datblygiad personol a hyfforddiant arall i reolwyr, staff, cynghorwyr a chyrff llywodraethu ysgolion i gefnogi eu cyfrifoldebau o ran rheoli pobl. Datblygu a darparu sesiynau hyfforddi/briffio ar gyfer rheolwyr adrannau ac ysgolion. 7. Cynghori adrannau ac ysgolion wrth gynnal ymchwiliadau, gwrandawiadau ac apeliadau disgyblu ac achwyniadau gan ystyried deddfwriaeth cyflogaeth berthnasol a chyfraith achosion gan gynnwys dogfennau sicrhau ansawdd cyn eu cyhoeddi ar gyfer gwrandawiadau ffurfiol. 8. Rhoi cyngor a chymorth amserol, gan gynnwys dadansoddi a darparu data absenoldeb, i adrannau ac ysgolion o ran rheoli presenoldeb yn effeithiol a chydweithio â'r Ganolfan Iechyd Galwedigaethol i leihau lefelau absenoldeb. 9. Mynd i gyfarfodydd ynghylch strategaeth Diogelu Plant a/neu Oedolion i roi cyngor ar faterion cyflogaeth mewn achosion sy'n cynnwys asiantaethau amlddisgyblaethol, gan sicrhau bod cofnodion Adnoddau Dynol ynghylch Cyfarfodydd Strategaeth Cam-drin Proffesiynol yn cael eu cadw mewn modd cywir ac amserol a bod hysbysiadau perthnasol yn cael eu rhoi i sefydliadau allanol. 10. Cefnogi'r Tîm Ymgynghorol Recriwtio i gynghori rheolwyr recriwtio o ran datblygu a llunio proffiliau swyddi, hysbysebion a dulliau cyfweld gyda'r bwriad o ddenu a phenodi ymgeiswyr gyda'r sgiliau a'r dawn angenrheidiol. 11. Unrhyw ddyletswydd arall fel sy'n rhesymol, yn gymesur â graddfa a chymwyseddau'r swydd. Yn gyfrifol am staff/offer Rhan o dîm o Bartneriaid Busnes sy'n cefnogi gweithlu sy'n cynnwys mwy na 8200 o staff. Ar brydiau, cyrchu adroddiadau cyfrinachol iawn a all gynnwys gwybodaeth ynghylch newidiadau o ran darparu gwasanaethau cyhoeddus a strwythurau, ynghyd â gwybodaeth bersonol am weithwyr, sy'n aml yn wybodaeth sensitif. Yn atebol i Uwch-bartner Busnes Meini Prawf Hanfodol Cymwysterau, Hyfforddiant Galwedigaethol ac Aelodaethau Proffesiynol Cymwysterau canolradd CIPD Lefel 5 sy'n cyfateb i safon gradd Aelodaeth Gysylltiol o'r Sefydliad Siartredig Personél a Datblygu (CIPD) Tystiolaeth o Ddatblygiad Proffesiynol Parhaus Sgiliau a Galluoedd sy'n ymwneud â'r Swydd Arddangos sgiliau dadansoddi medrus a'r gallu i ddiagnosio tueddiadau Gallu dadansoddi sefyllfaoedd cymhleth a rhoi cyngor ymarferol ac amserol ynghylch materion personél. Sgiliau rhagorol o ran ymwneud ag eraill a gallu trafod telerau'n effeithiol ag ystod o bobl a chyrff, gan reoli gwrthdaro, fel bo'n briodol. Sgiliau ymchwilio i wneud gwaith paratoi a chyflwyno ystod o faterion yn ymwneud â rheoli pobl. Gallu gweithio i derfynau amser a rheoli nifer o brosiectau. Gallu meddwl yn strategol ac yn greadigol ynghyd ag arfer doethineb a sensitifrwydd gwleidyddol. Sgiliau TG medrus, gan gynnwys Microsoft Office Gwybodaeth Gwybodaeth gyfredol am ddeddfwriaeth cydraddoldeb a phensiynau cyflogaeth ac arferion gorau Dealltwriaeth o egwyddorion rheoli newid Gwybodaeth am faterion cyfredol yn ymwneud â'r gweithlu mewn llywodraeth leol Dealltwriaeth o fodel darparu gwasanaeth Partner Busnes Profiad Profiad amlwg ym maes Adnoddau Dynol mewn sefydliad amlddisgyblaethol. Profiad pendant o ymdrin â newid trefniadaethol. Profiad o ddarparu cyngor ac arweiniad gweithredol ar Adnoddau Dynol Rhinweddau Personol Gallu blaenoriaethu ac ymateb yn gadarnhaol yn wyneb nifer o amcanion. Ymagwedd barod i gydweithio a bod yn hyblyg Yn ddigon dewr i herio Meddu ar hygrededd personol Yn benderfynol ac yn ddyfeisgar Rhoi pwys ar weithio mewn tîm CYMWYSEDDAU/YMDDYGIADAU CRAIDD (YN GYSYLLTIEDIG Â MAP SEFYDLIAD SIARTREDIG PERSONÉL A DATBLYGU (CIPD) AR GYFER Y PROFFESIWN) Chwilfrydig Yn edrych at y dyfodol, yn holgar ac yn agored ei feddwl; yn chwilio am ffyrdd newydd ac arloesol o ychwanegu gwerth at y sefydliad. Pendant ei feddwl Yn dangos y gallu i ddadansoddi a deall data a gwybodaeth yn gyflym. Yn defnyddio dealltwriaeth a gwybodaeth mewn ffordd strwythuredig i nodi opsiynau, gwneud argymhellion a gwneud penderfyniadau cadarn y gellir eu hamddiffyn. Dylanwadwr medrus Yn dangos y gallu i ddylanwadu er mwyn cael yr ymrwymiad a'r gefnogaeth sydd eu hangen gan randdeiliaid amrywiol, gyda'r nod o ddod â gwerth i'r sefydliad. Meddu ar hygrededd personol Yn meithrin ac yn cynnig proffesiynoldeb drwy gyfuno arbenigedd masnachol ac arbenigedd ym maes Adnoddau Dynol er mwyn dod â gwerth i'r sefydliad, i randdeiliaid ac i gydweithwyr. Cydweithio Yn gweithio'n effeithiol ac yn gynhwysol gydag amrywiaeth o bobl, y tu mewn i'r sefydliad a'r tu hwnt iddo. Yn Benderfynol o Gyflawni Yn dangos agwedd benderfynol, ddyfeisgar a phwrpasol i gael y canlyniadau gorau er budd y sefydliad. Yn ddigon dewr i herio Yn dangos dewrder a hyder i fynegi ei hun yn fedrus, gan herio eraill, hyd yn oed yn wyneb gwrthwynebiad neu sefyllfaoedd anghyfarwydd. Bod yn esiampl dda Yn arwain yn gyson trwy esiampl. Yn ymddwyn gydag uniondeb ac mewn modd diduedd ac annibynnol, gan gydbwyso ffiniau personol, sefydliadol a chyfreithiol. Meini Prawf Dymunol Sgiliau Iaith /Cyfathrebu Cliciwch ar y ddolen - Beth yw lefel eich gallu? Cymraeg Sgiliau Llafar Lefel 3 Sgiliau Ysgrifennu Lefel 2 Saesneg Sgiliau Llafar Lefel 5 Sgiliau Ysgrifennu Lefel 4 Arall (nodwch) GWIRIADAU'R GWASANAETH DATGELU A GWAHARDD (DBS) Gall fod gwiriadau DBS yn ofynnol ar gyfer rhai swyddi lle bydd angen gweithio gyda phlant ac oedolion agored i niwed. Mae'r canlynol yn ofynnol ar gyfer y swydd hon Adran A – y math o ddatgeliad Dim Angen Gwiriad DBS Adran B – y math o weithlu Ddim yn berthnasol Adran C – A yw'n ofyniad ar gyfer adnewyddiadau DBS 3 blynedd neu DBS wedi cofrestru ar y gwasanaeth diweddaru Nage Y RHESWM Ddim yn berthnasol UNRHYW WYBODAETH ARALL Disgwylir i bawb gynnal gwerthoedd craidd yr Awdurdod, sydd wedi'u hadlewyrchu yn ein Fframwaith Ymddygiad a Gwerthoedd, a chynnal egwyddorion Polisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yr Awdurdod neu, os ydynt yn gweithio mewn ysgol, Bolisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yr ysgol, fel sy'n briodol i lefel atebolrwydd a chyfrifoldeb y swydd yn y sefydliad. Ar adegau, efallai y bydd gofyn i chi weithio'r tu allan i'r oriau gwaith arferol, gyda'r nos neu ar benwythnosau, os bydd angen cefnogi gweithgarwch Adnoddau Dynol penodol bryd hynny. Bydd gennych fynediad at ddata personol ar adegau, ac mae'n rhaid cymryd gofal priodol i gydymffurfio â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR). Main Purpose of Job To provide professional HR advice, guidance and support to Heads of Service, departmental managers, Head Teachers, and Governors considering departmental business objectives, corporate policies, and statutory requirements. To support a range of strategic and operational HR projects including policy development and implementation. Key responsibilities 1. Provide clear and timely advice on all employment aspects including employee relations, attendance management, contractual matters, organisational change and redundancy consultation, enabling managers and head teachers to make informed decisions and ensuring that statutory and legal obligations are met, and professional standards are maintained. 2. Develop an understanding of different service areas to provide high quality, practical and timely solutions effectively. Supporting workforce planning in these services, including the analysis and provision of relevant management information/workforce data, in conjunction with the team and Lead Business Partner. 3. Support collaborative working opportunities and work closely with People Management colleagues as appropriate to provide an integrated and shared service. 4. Contribute to overall policy development programme, lead on agreed policy areas, developing communication strategies to sit alongside agreed policies. 5. Responsible for developing and maintaining relevant processes and documentation to achieve consistency of approach in the provision of advice and guidance to managers, employees and headteachers. 6. Provide coaching and development to managers, staff, councillors, and School Governing Bodies to support their people management responsibilities. Develop and deliver training/briefing sessions for departmental and schools’ managers. 7. Advise departments and schools in the undertaking of disciplinary and grievance investigations, hearings and appeals considering relevant employment legislation and case law including quality assuring documentation prior to release for formal hearings. 8. Provide timely advice and support, including the analysis and provision of absence data, to departments and schools enabling effective attendance management and work collaboratively with Occupational Health Centre to reduce absence levels. 9. Attend Adult and/or Children Safeguarding strategy meetings to provide advice on employment issues in cases involving multi-disciplinary agencies, ensuring HR Professional Abuse Strategy Meeting records are maintained in an accurate and timely manner and relevant notifications to external organisations are undertaken. 10. Support the Recruitment Advisory Team in advising recruiting managers in developing and designing job profiles, advertisements and methods of interview with a view to attracting and appointing applicants with the requisite skills and aptitude. 11. Any other duty as is reasonable commensurate with the grade and competencies for the post. Responsible for staff/equipment Part of a team of Business Partners which supports a workforce of over 8200 staff. Access to at times highly confidential reports which may contain information in respect of changes to public service delivery and structures along with employee personal and often sensitive information. Reporting to Senior Business Partner Essential Criteria Qualifications, Vocational training and Professional Memberships CIPD Level 5 intermediate qualifications equivalent to degree standard Associate Membership of the CIPD Evidence of Continuing Professional Development Job Related Skills and Competencies Demonstrates proficient analytical skills and ability to diagnose trends. Ability to analyse complex situations and provide timely and practical advice on personnel matters. Excellent interpersonal skills and effective negotiation skills with a range of people and organisations, managing conflict as appropriate. Research skills to prepare and present on a range of people management topics. Able to work to deadlines and manage several projects. Ability to think strategically and innovatively with diplomacy and political sensitivity. Proficient IT skills, including Microsoft Office Knowledge Up to date knowledge of employment pensions and equalities legislation and best practice Understanding of managing change principles Knowledge of current workforce issues within local government Understanding of Business Partner service delivery model Experience Demonstrable HR experience within a multi-disciplined organisation. Proven experience of dealing with organisational change. Experience of providing operational HR advice and guidance Personal qualities Ability to prioritise and respond positively when given a number of objectives. Collaborative and flexible approach Courage to challenge Personally credible Determined and resourceful Team orientated CORE COMPENTENCES/BEHAVIOURS (LINKED TO CIPD PROFESSION MAP) Curious Future focused, inquisitive, and open minded, seeks out evolving and innovative way to add value to the organisation. Decisive thinker Demonstrates ability to analyse and understand data and information quickly. Uses information insights and knowledge in a structured way to identify options, make recommendations and make robust defendable decisions. Skilled influencer Demonstrates ability to influence to gain the necessary commitment and support from diverse stakeholders in pursuit of organisation value. Personally credible Builds and delivers professionalism through combining commercial and HR expertise to bring value to the organisation, stakeholders, and peers. Collaborative Works effectively and inclusively with a range of people, both within and outside of the organisation Driven to Deliver Demonstrates determination, resourcefulness and purpose to deliver the best results for the organisation. Courage to challenge Shows courage and confidence to speak up skilfully, challenging others even when confronted with resistance or unfamiliar circumstances. Role model Consistently leads by example. Acts with integrity, impartiality, and independence, balancing personal, organisation and legal parameters. Desirable Criteria Language and Communication Skills Click on the link What level are you? Welsh Spoken Level 3 Written level 2 English Spoken Level 5 Written level 4 Other (please State) DISCLOSURE AND BARRING SERVICES (DBS) CHECKS DBS Checks may be required for certain posts which work with children and vulnerable adults. This post requires: Section A – type of disclosure No DBS check required Section B – workforce type Not Applicable Section C – Does the post require 3 yearly DBS renewals or registration with the DBS online update service? No JUSTIFICATION N/A ANY OTHER INFORMATION Everyone is expected to uphold the authority’s core values reflected within our Behaviour and Values Framework and maintain the principles of the authority’s Equality and Diversity Policy or, if working within a school, the school’s Equality and Diversity Policy, as appropriate to the accountabilities and seniority of the post within the organisation. On occasion you may be required to work outside the standard working hours, on evenings or weekends, if specific HR activity need to be supported during this time. You will at times have access to personal data, and due care and diligence must be ensured to comply with the general Data Protection Regulation (GDPR). JD attached