Job Title: Operations Administrator Contract: Fixed term for one year, renewal subject to funding. Hours: 0.6 FTE (21 hours per week). Salary: £25,000 FTE (£15,000 per annum for 21 hours per week) Responsible to: Operations Director Location: Llandudno Junction, Conwy. About the role Thanks to the generosity of our funders, we are seeking an experienced, organised and proactive administrator to contribute to the smooth running of our small, dynamic and busy charity. Working closely with the Operations Director, the post holder will be responsible for carrying out day to day operational administrative tasks (including communications, HR, facilities, finance, compliance and contract management), coordinating projects and recording, monitoring and reporting data. The Operations Administrator will also be required to manage relationships with a range of stakeholders, including the legal team, board members, community organisations, funders, policy makers and government bodies. About North Wales Community Law Our vision is that everyone in North Wales has access to the services and expertise they need to uphold their rights, fight inequality and challenge injustice. North Wales Community Law is an independent, not-for-profit legal charity committed to alleviating poverty, promoting equality, and helping everyone create a fairer and more just society. We do this by providing free, community based legal advice on issues affecting the day to day lives of people living in North Wales, using the law as a tool for social change, and sharing knowledge and skills across the legal and charity sectors. Since opening our doors in 2023 weve provided expert legal advice to people in need who would otherwise have no access to justice. Weve formed innovative collaborations with grassroots organisations supporting individuals, and with national charities challenging public bodies. We have established a national profile across Wales and the UK, championing the legal rights of people in North Wales who are marginalised through poverty, discrimination, or disadvantage. A recently awarded legal aid contract for housing and Welsh Government funding put us in a strong position to challenge injustice and inequality for the communities we serve. Duties: Assist with the delivery of NWCLs communications plan, updating social media, uploading content to the website, and disseminating regular updates to different audiences. Assist with the set up and coordination of meetings and events, including diary management, venues, travel and accommodation, minute taking and other logistics. HR administration, including sending out recruitment packs, liaising with potential new staff and volunteers, maintaining personnel files and monitoring key dates. Maintain NWCLs facilities for staff and volunteers, keeping up to date and accurate records of assets (laptops, mobile phones), obtaining quotes, arranging repairs and liaising with suppliers. Purchasing stationary and other resources as and when needed within set spending thresholds. Process invoices and expenses claims in an accurate and timely manner, maintain financial records to assist with the accurate and timely monitoring and reporting of income and expenditure. Set up and maintain processes to gather key data, providing accurate and timely information for inclusion in media content, funding applications, and reports for senior staff, the board and funders. Update and assist with the implementation of organisational policies and procedures that comply with funders, regulators and the Charity Commission. Maintain our commitment to continuous improvement by regularly reviewing and developing our administrative processes, increasing effectiveness and efficiency. Actively contribute to internal meetings, including cascading learning. Support your own and teams wellbeing and encourage a positive working environment. To carry out such other duties as may be required. Person Specification: Essential Previous administration experience in a fast paced environment Close attention to detail and a commitment to accuracy Excellent verbal and written communication skills Proficiency in IT systems, using SharePoint, Teams and Office365 Basic knowledge of financial processes and systems Highly organised with the ability prioritise competing tasks and meet deadlines High integrity, able to handle sensitive and confidential information with tact and discretion A proactive, problem solving approach with a commitment to providing a high-quality administrative support. Desirable Experience of working in the charity sector Proficiency in social media, with a good working knowledge of common platforms (Facebook, X / BlueSky, Instagram) Experience using client management systems (Advice Pro), accounting software (Xero) and design software (Canva) Ability in written and spoken Welsh. To Apply Please email, with the job title in the subject line, attaching: An up to date CV A covering letter, describing how your skills, qualities and experience meet the requirements set out in the Job Description A completed Equality Monitoring Form The deadline for applications is midnight on Sunday 11th May 2025. Interviews will be held in person in Llandudno Junction on Wednesday 14th May 2025. We recognise the value of diverse perspectives in our work and encourage applications from people of all backgrounds, communities, identities and experiences, including those with personal experience of the inequalities and injustices we seek to address. Teitl y Swydd: Gweinyddwr Gweithrediadau Contract: Cyfnod penodol am flwyddyn, adnewyddun amodol ar gyllid. Oriau: 0.6 cyfwerth llawn amser (21 awr yr wythnos). Cyflog: £25,000 cyfwerth llawn amser (£15,000.00 y flwyddyn am 21 awr yr wythnos) Yn atebol i: Cyfarwyddwr Gweithrediadau Lleoliad: Cyffordd Llandudno, Conwy. Cefndir y swydd Diolch i haelioni ein cyllidwyr, rydym yn chwilio am weinyddwr profiadol, trefnus a phwrpasol i gyfrannu at weithrediad effeithlon ein helusen fechan, ddeinamig a phrysur. Gan weithion agos gydar Cyfarwyddwr Gweithrediadau, bydd deiliad y swydd yn gyfrifol am gwblhau tasgau gweinyddol gweithredol o ddydd i ddydd (gan gynnwys cyfathrebu, AD, cyfleusterau, cyllid, cydymffurfiaeth a rheoli cytundebau), cydlynu prosiectau a chofnodi, monitro ac adrodd data. Bydd hefyd yn ofynnol ir Gweinyddwr Gweithrediadau reoli cysylltiadau ag ystod o randdeiliaid, gan gynnwys y tm cyfreithiol, aelodaur bwrdd, sefydliadau cymunedol, cyllidwyr, llunwyr polisi a chyrff llywodraethol. Cefndir Cyfraith Gymunedol y Gogledd Ein gweledigaeth yw bod gan bawb yng Ngogledd Cymru fynediad at y gwasanaethau ar arbenigedd sydd eu hangen arnynt i gynnal eu hawliau, brwydro yn erbyn anghydraddoldeb a herio anghyfiawnder. Mae Cyfraith Gymunedol y Gogledd yn elusen annibynnol, nid er elw, syn ymroddedig i drechu tlodi, hyrwyddo cydraddoldeb, a helpu pawb i greu cymdeithas syn fwy teg a chyfiawn. Rydym yn gwneud hyn drwy ddarparu cyngor cyfreithiol yn rhad ac am ddim yn y gymuned ynghylch materion syn effeithio ar fywydau bob dydd pobl syn byw yng Ngogledd Cymru, gan ddefnyddior gyfraith fel dull o greu newid cymdeithasol, a rhannu gwybodaeth a sgiliau ar draws y sectorau cyfreithiol ac elusennol. Ers agor ein drysau yn 2023 rydym wedi darparu cyngor cyfreithiol arbenigol i bobl mewn angen na fyddai ganddynt fynediad at gyfiawnder fel arall. Rydym wedi ffurfio partneriaethau cydweithio arloesol gyda sefydliadau llawr gwlad syn cefnogi unigolion, a gydag elusennau cenedlaethol syn herio cyrff cyhoeddus. Rydym wedi sefydlu proffil cenedlaethol ar draws Cymru ar DU, gan hyrwyddo hawliau cyfreithiol pobl yng Ngogledd Cymru sydd ar ymylon cymdeithas oherwydd tlodi, gwahaniaethu, neu anfantais. Mae contract cymorth cyfreithiol a ddyfarnwyd yn ddiweddar ar gyfer tai a chyllid Llywodraeth Cymru yn ein rhoi mewn sefyllfa gref i herio anghyfiawnder ac anghydraddoldeb ar gyfer y cymunedau rydym yn eu gwasanaethu. Dyletswyddau: Cynorthwyo gyda chyflwyno cynllun cyfathrebiadau Cyfraith Gymunedol y Gogledd, diweddaru cyfryngau cymdeithasol, uwchlwytho cynnwys ir wefan, a rhannu diweddariadau rheolaidd i wahanol gynulleidfaoedd. Cynorthwyo gyda threfnu a chydlynu cyfarfodydd a digwyddiadau, gan gynnwys rheoli dyddiadur, lleoliadau, teithio a llety, cadw cofnodion a logisteg arall. Gweinyddu AD, gan gynnwys anfon pecynnau recriwtio, cysylltu darpar staff a gwirfoddolwyr newydd, cynnal ffeiliau personél a monitro dyddiadau allweddol. Cynnal cyfleusterau Cyfraith Gymunedol y Gogledd ar gyfer staff a gwirfoddolwyr, cadw cofnod cyfredol a chywir o asedau (gliniaduron, ffonau symudol), cael dyfynbrisiau, trefnu atgyweiriadau a chysylltu chyflenwyr. Prynu deunyddiau swyddfa ac adnoddau eraill yn l yr angen o fewn trothwyon gwariant penodol. Prosesu anfonebau a hawliadau treuliau yn gywir ac yn amserol, cynnal cofnodion ariannol i gynorthwyo gyda monitro ac adrodd ar incwm a gwariant yn gywir ac yn amserol. Sefydlu a chynnal prosesau i gasglu data allweddol, gan ddarparu gwybodaeth gywir ac amserol ar gyfer cynnwys cyfryngau, ceisiadau am gyllid, ac adroddiadau ar gyfer uwch staff, y bwrdd a chyllidwyr. Diweddaru a chynorthwyo gyda gweithredu polisau a gweithdrefnau sefydliadol syn cydymffurfio chyllidwyr, rheoleiddwyr ar Comisiwn Elusennau. Cynnal ein hymrwymiad i welliant parhaus drwy adolygu a datblygu ein prosesau gweinyddol yn rheolaidd, gan gynyddu effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd. Cyfrannun weithredol tuag at gyfarfodydd mewnol, gan gynnwys dysgu rhaeadrol. Cefnogi eich llesiant eich hun ynghyd llesiant y tm ac annog amgylchedd gwaith cadarnhaol. Ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau eraill or fath yn l yr angen. Manyleb Person: Hanfodol Profiad gweinyddol blaenorol mewn amgylchedd gweithio prysur Sylw i fanylion ac ymrwymiad i gywirdeb Sgiliau cyfathrebu rhagorol ar lafar ac yn ysgrifenedig Hyfedredd mewn system TG, defnyddio SharePoint, Teams ac Office365 Gwybodaeth sylfaenol o brosesau a systemau ariannol Yn hynod drefnus gydar gallu i flaenoriaethau tasgau syn cystadlu am sylw a chwrdd therfynau amser Ag uniondeb, yn gallu ymdrin gwybodaeth sensitif a chyfrinachol yn ddoeth a phwyllog Ymagwedd ragweithiol, syn canolbwyntio ar ddatrys problemau gydag ymrwymiad i ddarparu cefnogaeth weinyddol o safon uchel. Dymunol Profiad o weithio yn y sector elusennol Hyfedredd wrth ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol, gyda dealltwriaeth dda o lwyfannau cyffredin (Facebook, X / BlueSky, Instagram) Profiad o ddefnyddio systemau rheoli cleientiaid (Advice Pro), meddalwedd cyfrifyddu (Xero) a meddalwedd dylunio (Canva) Gallu siarad ac ysgrifennu yn Gymraeg. I wneud cais gyda theitl y swydd yn y llinell destun, ac atodi: CV cyfredol Llythyr eglurhaol yn egluro sut mae eich sgiliau, nodweddion a phrofiad yn bodlonir gofynion a nodir yn y Disgrifiad Swydd Ffurflen Monitro Cydraddoldeb wedii chwblhau Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau yw hanner nos dydd Sul yr 11eg o Fai 2025. Bydd cyfweliadau yn cael eu cynnal wyneb yn wyneb yng Nghyffordd Llandudno ddydd Mercher y 14eg o Fai 2025. Rydym yn cydnabod gwerth safbwyntiau amrywiol yn ein gwaith ac yn annog ceisiadau gan bobl o bob cefndir, cymuned, hunaniaeth a phrofiad, gan gynnwys y rhai sydd phrofiad personol or anghydraddoldebau ar anghyfiawnderau rydym yn ceisio mynd ir afael hwy. ADZN1_UKTJ